Planungstipps

Für die Veranstaltung von privaten Festen in der Eigelsteintorburg


Als Mieter unserer Räumlichkeiten sind Sie selbst der Veranstalter Ihres Festes. Damit können Sie Ihr Fest weitgehend in Eigenregie gestalten. Auf Wunsch bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit Catering-Firmen jedoch auch vollen Service an.

Damit Ihr Fest in der Eigelsteintorburg zu einer gelungenen Veranstaltung wird, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und Informationen.

Saalaufbau/Dekoration

Der Saalaufbau (Tische, Stühle) kann von Ihnen in Eigenregie durchgeführt werden. Betrachten Sie unsere Bestuhlungsvorschläge als Empfehlung. Sie können jedoch den Saalaufbau auch uns übertragen.

Das Eindecken der Tische und die Tischdekoration sowie die Saaldekoration übernehmen Sie entweder selber oder Sie beauftragen einen Dienstleister z.B. ihren Partyservice oder eine Deko-Agentur.

Die Schlüssel für die gemieteten Räume erhalten Sie bei Bedarf in der Woche vor der Veranstaltung.

Getränke/Buffet

Das Bier ist verpflichtend über die Eigelstein-Torburg zu beziehen.

gedeckter Tisch

Wir führen Gilden-Kölsch und geben dies in 10- und 30-Literfässern ab. Unser komplettes Getränkeangebot entnehmen Sie bitte der Getränkeliste. Die Getränke sind auf der Saalebene gekühlt bevorratet und werden vom Veranstaltungsbetreuer Ihren Wünschen gemäß auf Kommission bereitgestellt.

Falls Sie eigene Getränke mitbringen wollen, stellen Sie bitte die mit der An- und Ablieferung verbundene Arbeit in Relation zu unserem Angebot.

Es ist Ihnen freigestellt, von wem Sie Ihre Gäste bewirten lassen. Falls Sie sich bezüglich des Partyservices noch nicht festgelegt haben, empfehlen wir Ihnen die Gastronomie des Kölner Stadtgartens. Ihr Ansprechpartner im Stadtgarten ist Anja Elsholtz. Sie erreichen sie unter:
Fon 0221/95 29 94-33 FAX 0221/95 29 94-9 Mail gastro@stadtgarten.de

Die Reste des Buffets sind am Morgen nach der Veranstaltung um 9.00 Uhr abzuholen. Bitte teilen Sie Ihrem Partyservice/Caterer diesen Abholtermin mit.

Küche/Geschirr

Die Eigelstein-Torburg verfügt über eine kleine Teeküche. Das vorhandene Kücheninventar sowie unseren Bestand an Gläsern, Geschirr und Besteck entnehmen Sie bitte unserer Ausstattungsliste.

Die Nutzung der Gläser ist im Grundmietpreis enthalten. Wir bieten Ihnen laut Preisliste für 100 Personen Geschirr an. Schüsseln und Vorlegebesteck sind in der Torburg nicht vorhanden. In der Regel werden sie vom Caterer gestellt. Gläser, Geschirr und Besteck sind während der Veranstaltung vom Servicepersonal des Mieters zu spülen.

Personal

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten, stellen wir Ihnen zu Ihrer Unterstützung einen Veranstaltungsbetreuer zur Seite. Um Ihren Gästen einen guten Service bieten zu können, planen Sie bitte für jeweils 25 – 30 Gäste zusätzlich zum Veranstaltungsbetreuer eine weitere Servicekraft ein. Bei einem Fest mit 80 bis 100 Personen benötigen Sie somit neben dem von uns gestellten Veranstaltungsbetreuer noch 3 - 4 weitere Personen als Servicepersonal. Sie können auch gerne über die Eigelsteintorburg weiteres Servicepersonal buchen. Das von Ihnen gestellte Servicepersonal meldet sich bitte 30 Minuten vor Beginn Ihrer Veranstaltung bei dem Veranstaltungsbetreuer. Der Veranstaltungsbetreuer teilt dem Servicepersonal die Arbeitsbereiche (Saal/Küche/Theke) zu und weist sie – soweit erforderlich – ein. In Absprache mit dem Veranstaltungsbetreuer können die Servicekräfte – falls der Arbeitsanfall es erlaubt – auch vor dem Ende der Veranstaltung freigestellt werden. Bitte planen Sie weder Ihre Gäste noch sich selbst als Servicepersonal ein, sondern genießen Sie Ihre Veranstaltung!

Programm/Technik

Je nach Geschmack und Bedarf werden Sie eigene CDs oder einen DJ zur musikalischen Gestaltung Ihrer Feier einsetzen. Falls Sie ein Live-Musikprogramm wünschen, vermitteln wir Ihnen gerne professionelle Musiker.

Die Nutzung unserer im Saal fest installierten Musik- und Lichtanlage ist bei Vermietungen mit Serviceleistungen im Mietpreis enthalten. Die Anlage wird vom Veranstaltungsbetreuer in Betrieb gesetzt. Die Musik kann über einen MP3-fähigen CD-Player oder Kassettenrecorder abgespielt werden.
Darüber hinaus können zwei Mikrophone und alternativ ein weiterer CD-Spieler, ein Laptop oder ein Schallplattenspieler über eine Chinch-Buchse an die Musikanlage angeschlossen werden. Entsprechende Kupplungen und passende Kabel für Ihre Geräte sind von Ihnen bereitzustellen. Es ist auch möglich, die Endstufe und Boxen unserer Musikanlage in Kombination mit einer externen DJ-Anlage zu nutzen.

Veranstaltungsende

 Mit Aufräumservice:

Vor dem Verlassen der Torburg quittieren Sie bitte den Abrechnungsbogen. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre persönlichen Sachen mitzunehmen. Falls der Aufräumservice die Reste des Buffets oder die Dekoration nicht entsorgen soll, bitten wir Sie, diese direkt mitzunehmen oder auf einem Tisch gesondert zusammenzustellen. Diese Dinge sind von Ihnen - falls nicht anders vereinbart - am Morgen nach der Veranstaltung bis 9.00 Uhr abzuholen.

 Ohne Aufräumservice:

Falls Sie unseren Aufräumservice nicht in Anspruch nehmen, sind die Räume von Ihnen aufgeräumt und besenrein zu hinterlassen. Das Aufräumen beinhaltet die Entfernung und Entsorgung der Dekoration, die Säuberung des Mobiliars, die Reinigung der Gläser und des Geschirrs sowie das Zurückstellen aller von Ihnen benutzten Gegenstände an die dafür vorgesehenen Plätze.
Besenrein bezieht sich auch auf das Treppenhaus und die Toiletten. Der Müll ist in Müllbeutel zu füllen und in den Container zu bringen.
Bitte besprechen Sie bereits vor der Veranstaltung mit den von Ihnen gestellten Servicekräften die Aufräumarbeiten und stimmen Sie sich diesbezüglich mit dem Veranstaltungsbetreuer ab.
Erst nach Beendigung der Aufräumarbeiten endet die Mietzeit. Vor dem Verlassen der Torburg unterschreiben Sie bitte den Abrechnungsbogen.

Endabrechnung

Bitte prüfen Sie den Abrechnungsbogen sorgfältig. Sie quittieren uns mit Ihrer Unterschrift die in Anspruch genommenen Serviceleistungen. Auf Grundlage des Abrechnungsbogens erstellen wir die Endabrechnung und senden sie Ihnen zu.

Ein gelungenes Fest wünscht Ihnen Ihr Eigelstein-Torburg-Team

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